O objetivo da auditoria condominial é auxiliar na verificação de falhas nos processos, possibilitando o aprimoramento dos níveis de controle interno e ainda atuando na redução de riscos como fraudes e outros erros.

Portanto, a auditoria condominial é um trabalho cuja finalidade é garantir que as contas, entrada de recursos como pagamento de despesas, estejam atestadas por documentos comprobatórios e alinhadas ao orçamento previamente aprovado em assembleia.

Normalmente, o serviço de auditoria é solicitado pelos síndicos e conselheiros que buscam por esse respaldo para assegurar que seu trabalho está sendo feito corretamente.

A auditoria atua na área de pagamento de despesas básicas, como os salários e encargos, trata de contratos terceirizados como segurança, limpeza, manutenção, portaria e jardinagem, despesas de consumo, além da compra de materiais.

Vale ressaltar que o serviço de auditoria condominial exige conhecimento específico e atualizado sobre legislações, principalmente as de cunho fiscal e trabalhista. A periodicidade da auditoria depende do porte do condomínio, podendo ser executada trimestral, mensal ou anual.

Se você é síndico de um condomínio e quer entender melhor, como a auditoria condominial, pode ser uma ferramenta fundamental para redução de riscos referentes à gestão, então continue acompanhando este artigo.

Como a auditoria condominial pode se tornar uma ferramenta importante na gestão de riscos?

Antes de mais nada é preciso ressaltar que a auditoria condominial não pode ser feita pela administradora do condomínio. O serviço deve ser realizado por uma instituição ou profissional independente, que não tenha nenhum vínculo com o empreendimento.

Como vimos, anteriormente, a auditoria condominial pode ser solicitada pelo síndico ou conselho. Mas, também é possível que os próprios condôminos se mobilizem e peçam a análise das contas.

Neste último caso, recomenda-se a convocação de uma reunião em assembleia geral, por meio de um abaixo assinado sobre o assunto.

Mas afinal de que forma a auditoria condominial pode auxiliar a gestão na redução de riscos? Confira a seguir algumas das vantagens do uso desta ferramenta.

Basicamente a auditoria em condomínios é focada em três pilares são eles:

1 – Acompanhamento das contas – os condomínios têm que lidar com muitas despesas e valores, por isso que o síndico necessita da ajuda de uma pessoa de forma para garantir que tudo esteja em ordem.

É aí que a auditoria entra, como uma forma de auxiliar no acompanhamento das contas, colocando à disposição do síndico e/ou condomínio um profissional sem vínculo com o empreendimento, e altamente capacitado para revisar todas as despesas e arrecadamentos.

2 – Avaliação da gestão condominial – a gestão condominial, não precisa necessariamente ser realizada pelo síndico. Em casos em que isso ocorre, o auditor será uma espécie de termômetro de qualidade dessa gestão. A auditoria em condomínios pode ser muitas vezes uma exigência do conselho ou dos condôminos, podendo ser contratada pelo síndico ou pela administradora.

Durante a auditoria são verificados pastas de contas e recibos, folhas de pagamentos dos colaboradores, contrato de prestação de serviço, relatório de inadimplência, dentre outros.

3 – Prevenir riscos como fraudes no condomínio – muitos condomínios sofrem com práticas ilegais e a análise minuciosa das contas é uma maneira de procurar se existe algum crime. Uma vez que foi constatado fraude no condomínio, a auditoria condominial vira uma prova que pode ser usada pela justiça.

Após a análise do auditor, a empresa ou profissional contratado deve entregar um relatório da auditoria condominial, um documento conhecido como parecer de auditoria em condomínio.

O auditor é responsável por reunir todas as informações adquiridas durante a avaliação condominial, entregando um relatório, podendo ser mensal, trimestral, semestral ou anual.

Sendo assim, podemos concluir que a auditoria condominial é uma ferramenta que colabora com o trabalho do síndico, proporcionando mais transparência e profissionalismo na gestão do condomínio.

Agora que você sabe sobre a importância da auditoria condominial, que tal conhecer os tipos de auditoria?

Confira os tipos de auditoria condominial

Como vimos anteriormente, a auditoria é um trabalho que consiste na avaliação da gestão condominial, focada na verificação e acompanhamento do uso dos recursos e averiguar se existe alguma irregularidade.

Existem dois tipos de auditoria que podem ser aplicadas em condomínios, são elas:

● Auditoria preventiva – recomenda-se quando existe a necessidade de analisar alguma irregularidade que deve ser informada e regularizada. Seu objetivo é dar suporte ao síndico e garantir mais transparência na gestão dos condomínios;

● Auditoria investigativa – seu intuito é averiguar fatos que ocorreram no passado, descrevendo-os em um relatório, é realizado normalmente de forma anual para a prestação de contas do condomínio.

Ambos os tipos de auditoria condominial, geram relatórios que possibilitam, a realização de um planejamento mais coerente, auxilia na tomada de decisões, previnem riscos financeiros e de má administração, promove ajustes e correções necessárias e propõe mudanças eficazes de planejamento.

Para saber qual tipo de auditoria é necessária ao condomínio é preciso entender o caráter, de cada uma das auditorias, para compreender em qual momento cada uma é mais indicada.

Quando a auditoria é feita em caráter emergencial, ela é do tipo investigativa. Onde os condomínios costumam solicitar uma auditoria quando há uma desconfiança a respeito de erros ou falhas na gestão do empreendimento, sendo necessário realizar uma investigação.

Agora, se o caso for evitar falhas, não sendo uma urgência, então contrata-se a auditoria preventiva, para uma apuração, revisão e prevenção de falhas e riscos de uma má administração.

Você já conheceu os dois principais tipos de auditoria de condomínios, agora saiba o que precisa constar no relatório de auditoria.

O que deve constar em um relatório de auditoria condominial?

O relatório de auditoria, é considerado a peça mais importante deste processo, pois é a fase final do trabalho do auditor, comunicando os pareceres e resultados da sua avaliação.

É fundamental que o relatório seja bem elaborado, para garantir a veracidade do trabalho do auditor, já que trata-se de um documento que pode valorizar o imóvel, e portanto deve ser realizado de forma adequada sem erros.

Além disso, é de responsabilidade do auditor assegurar que as informações constatadas no relatório sejam de fácil compreensão para quem for ler o documento.

Sendo assim o relatório deve ser cuidadosamente executado, corretamente planejado e bem escrito.

O documento deve conter descrição de todos os fatos constatados e de relevância, sugestão e recomendação para executar melhorias efetivas, procedimentos que não puderam ser observados e comentários do auditado.

Existem diferentes tipos de relatórios e cabe ao auditor identificar o que seja mais adequado à necessidade do condomínio. São eles:

● Relatórios finais sintéticos – são resumos de forma simples e rápida que fazem a transmissão de fatos e requerem uma grande capacidade por parte do auditor;

● Relatórios finais analíticos – tem por finalidade descrever todas as informações e detalhes permissíveis para propor uma boa solução dos problemas, sem a necessidade de longas e infindáveis relações numéricas que não ajudam a esclarecer nada;

● Relatórios especiais – reportam fraudes indesejáveis de forma confidencial e reservada;

● Relatórios parciais – quando durante uma auditoria o profissional de depara com fatos ou ocorrências que devem ser reportadas de imediato ao responsável pelo condomínio;

● Relatórios verbais – o auditor deve ser claro e objetivo, para que seu relatório falado seja compreendido e assimilado facilmente, pois ao terminá-lo não é possível realizar correções ou consultar fontes para entender o que não ficou claro.

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Nosso serviço de auditoria condominial é geralmente contratado pelo próprio síndico, com o objetivo de auditar a prestação de contas da gestão anterior ou da sua própria gestão. Existem também a contratação pelo Conselho Fiscal, que solicita a auditoria para a prestação de contas, e em alguns casos são os condôminos que por assembleia determinam a contratação da auditoria.

Durante todo o processo de auditoria, são feitas observações e determinações como previsto na legislação, de acordo com a convenção do condomínio e das decisões da assembleia dos condôminos.

Nossa sede fica no centro de Brasília e contamos com estrutura e instalações modernas e funcionais.

Conclusão

Chegamos ao fim deste conteúdo que abordou sobre a relevância da auditoria condominial como ferramenta para redução de riscos na gestão de condomínios. Que tal recapitularmos os principais pontos apresentados?

Primeiramente vimos como a auditoria condominial é uma peça chave para assegurar que o empreendimento não sofra com problemas de fraudes e outros crimes de cunho judicial, podendo apontar problemas com a gestão.

Em seguida podemos aprender que a auditoria é uma ferramenta importante para a gestão dos condomínios, garantindo mais transparência e profissionalismo durante a administração, e que a auditoria é focada em três pilares, são eles: acompanhamento da prestação de contas, avaliação da gestão e prevenção de fraudes.

Depois aprendemos que existem dois tipos de auditoria: a investigativa e a preventiva, a primeira é de caráter emergencial para averiguar se possuem irregularidades na gestão e a segunda como o nome propõe é preventiva para evitar a ocorrência de fraudes.

Também conhecemos os tipos de relatórios, um documento de extrema importância, pois garante a qualidade do trabalho do auditor, sendo um parecer técnico de sua avaliação e que a escolha do tipo de relatório fica a cargo do profissional, que deve considerar as necessidades do condomínio.

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Não perca tempo, e garanta que a sua gestão seja feita adequadamente, de forma transparente sem despertar desconfiança por parte da administradora ou dos condôminos, do condomínio em que você atua.

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