Entre as muitas obrigações de um síndico, está a prestação de contas de sua gestão aos condôminos na assembleia geral ordinária, segundo prevê o artigo nº 1.350 do Código de Civil.

Mas se engana quem pensa que a obrigação de prestar contas do síndico trata-se apenas de uma mera formalidade, mas sim uma obrigação legal estabelecida pelo artigo nº 1.348 do Código Civil, que no parágrafo prevê como dever do síndico “ prestar contas à assembleia anualmente e quando exigidas”.

Vale ressaltar que a prestação de contas não deve ser realizada apenas perante uma assembleia e uma única vez ao ano, mas poderá ser solicitada por qualquer condômino. Isso porque, o legislador ao estabelecer esta obrigação, a fez com o objetivo de permitir aos condôminos o direito de verificar as contas do condomínio, com a intenção de que possa acompanhar a administração do patrimônio, que também é seu.

Despertar o interesse pela prestação de contas pelo síndico, deve ser incentivado aos condôminos, para que se possa obter uma gestão o mais transparente possível. Por isso, recomenda-se a adoção de medidas como:

● Divulgação mensal do balanço de boletos e cobranças;

● Permite o acesso dos balanços aos condôminos compartilhando as informações por meio eletrônico.

Essas medidas servirão para minimizar desconfianças e possíveis questionamentos, além de possibilitar que a prestação de contas não seja feita apenas anualmente, em assembleia.

Para garantir que a prestação de contas seja um trabalho realizado com transparência e imparcialidade, recomenda-se a contratação de uma empresa terceirizada para auxiliar na administração do condomínio.

Delegando a função para profissionais com conhecimento em contabilidade, especializada em condomínio, que se comprometam em atender e defender as necessidades do condomínio.

É importante que a prestação de contas seja feita de forma técnica e o mais imparcial o possível, priorizando sempre pela verificação e coesão com as contratações, recebimentos e pagamentos realizados pelo síndico, confrontando com o balanço dos lançamentos com recibos e outros documentos que comprovem as despesas.

Se você quer saber mais sobre a obrigação de prestação de contas pelos síndicos, continue acompanhando este artigo para maiores informações sobre o tema.

De que maneira o síndico deve realizar a prestação de contas?

Antes de mais nada, é preciso esclarecer que a prestação de contas não se trata apenas de demonstrar e aprovar o balanço financeiro. O síndico precisa apresentar um demonstrativo completo de tudo, de cada despesa, além de sanar quaisquer dúvidas dos condôminos, com o intuito de esclarecer todos os atos praticados em um determinado ano.

De acordo com a legislação não é obrigatório fazer a escrituração das contas, que consiste no registro de forma cronológica e específica de todos os fatos que ocorrem no condomínio, normalmente realizada por um contador. Mesmo assim, muitos condomínios optam por adotar esta prática para facilitar a apresentação dos resultados e prestação de contas.

Após a sua divulgação e esclarecimento, a prestação de contas deve passar pelo processo de aprovação, por meio de uma votação, em assembleia, que deve corresponder a mais de 50% dos votos dos participantes.

Se aprovada, a prestação de contas passa a ser uma obrigação legitimada, ou seja, não será mais discutida em âmbito administrativo ou judicial.

Para facilitar o trabalho do síndico durante o processo de apresentação de prestação de contas é preciso que ele se prepare para que tudo ocorra perfeitamente. A seguir separamos algumas dicas para que o síndico não se perca na hora de montar a sua apresentação.

1. Planejamento – ao se aproximar da data da assembleia geral o síndico já deve estar com toda a documentação necessária em mãos, isso facilita na hora de apresentar os papéis. Se o síndico reúne os documentos semanalmente, fica mais difícil de se perder na hora de prestar contas. Recomenda-se também que realize anotações de cada despesa para estar preparado para esclarecer qualquer questionamento durante a assembleia;
2. Documentos – guarde toda a documentação referente às despesas, pagamentos ou recebimentos de forma organizada, reunindo todos os documentos atualizados;
3. Monte um arquivo ou pasta – armazene a documentação em arquivos ou pastas, que devem conter documentos necessários para a prestação de contas como, o demonstrativo das despesas, balanço contábil e documentos relativos a despesas e receitas;
4. Organize a apresentação – elabore um roteiro para facilitar a sua apresentação, para que não se esqueça de nenhum condomínio durante a assembleia. Durante a apresentação é importante que o síndico explique sobre a previsão orçamentária que foi aprovada anteriormente, se a mesma foi atingida, se os gastos corresponderam ao orçamentos, dentre outras questões, sempre explicando de forma clara e objetiva, para a compreensão de todos;
5. Conheça o perfil dos condôminos – ao conhecer o perfil de cada morador você conseguiria montar uma apresentação mais satisfatória que seja de fácil entendimento;
6. Calcule o índice de inadimplência – toda a prestação de contas deve apresentar um demonstrativo de inadimplências do condomínio, um fator que pode prejudicar a receita do condomínio, sendo fundamental a realização do seu cálculo.

Já conferimos como deve ser feita a apresentação de contas pelo síndico. Veja a seguir quais são os agravantes caso a prestação de contas não for aprovada pela maioria da assembleia.

O que acontece caso a prestação de contas não for aprovada?

É válido ressaltar que nem sempre a prestação de contas apresentada pelo síndico será aprovada pelos participantes da assembleia, isso pode ocorrer por diferentes fatores, como veremos a seguir.

Pode ser uma situação bastante delicada, mas um erro mesmo que mínimo ou um deslize durante a explicação pode fazer com a apresentação da prestação de contas não seja aprovada, mas isso não é o fim. É preciso manter a calma e analisar toda a documentação reunida para averiguar o que pode ter dado errado e assim verificar o que poderá ser feito para remediar a situação.

O síndico pode reverter essa situação de diferentes maneiras, como: solicitando um novo prazo para esclarecimento das questões que ficaram pendentes durante a apresentação na assembleia, buscar respostas que sejam coerentes e comprobatórias, com a apresentação de documentos, por exemplo.

Neste caso, o síndico poderá convocar uma nova assembleia e realizar a votação da prestação de contas novamente.

Outra alternativa é convocar um conselho fiscal para auxiliar nas explicações, ou ainda solicitar uma auditoria de contas do condomínio.

Além da não aprovação da prestação de contas, existem outros problemas que podem ser motivados pela não prestação de contas, levando a destituição do síndico do cargo, como veremos a seguir.

Quais são as penalidades sofridas pelo síndico que não realiza a prestação de contas ao condomínio?

Como já vimos anteriormente, a prestação de contas é de extrema importância, pois refere-se a uma prática que promove mais transparência na gestão, colocando os condôminos a par da situação financeira, econômica e jurídica do condomínio. Além é claro de ser considerada uma obrigação legal, que pode levar o síndico a destituição de seu posto caso não seja cumprida.

Segundo o artigo 1.349 do Código Civil, a destituição do síndico pode ser estabelecida em três situações: não prestação de contas, prática de irregularidades e má administração do condomínio.

Ainda conforme o artigo : A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2º do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.

Existe ainda, outras responsabilidades conferidas aos síndicos por lei, como a de guardar os documentos de despesas e receitas do condomínio, pelo prazo de cinco anos. Vale ressaltar que esta obrigação é transferida ao encarregado do cargo a cada eleição para eleger um novo síndico.

Por isso, insiste-se na importância de prestar contas e entregar a documentação pelo responsável pela nova gestão, para conservar e guardar tais documentos, não apenas para o cumprimento do prazo exigido por lei, mas também por conta de documentos de natureza fiscal e trabalhista, que podem exigir prazo maior.

Se você é síndico de um condomínio e quer garantir o cumprimento de suas obrigações, como a de prestar contas e não possui conhecimentos específicos para lidar com toda a documentação, descubra quem pode te ajudar na sua gestão.

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Conclusão

O artigo sobre a obrigação de contas do síndico abordou de forma simplificada e objetiva, o motivo desta operação ser uma obrigatoriedade nos condomínios e porque ela é considerada de extrema importância.

Chegamos ao final do conteúdo e que tal relembrarmos os principais pontos sobre a relevância da prestação de contas pelo síndico? Primeiramente, vimos quando a prestação de contas é considerada uma obrigação, que não se trata apenas de uma simples formalidade, mas sim de uma questão legal que deve ser incentivada aos condôminos para que possam estar por dentro da real situação financeira, de um patrimônio que também lhe pertence.

Em seguida pudemos ter uma panorama de como é feita a prestação de contas, que deve ser apresentada mediante a uma assembleia pelo síndico e aprovada por mais da metade dos participantes. Neste mesmo tópico demos dicas de como o síndico pode se preparar para a sua apresentação.

Depois vimos o que pode acontecer se não houver a aprovação da prestação de contas pela assembleia, que pode ser motivada por um equívoco ou deslize durante uma explicação, apresentamos também algumas maneiras de reverter a situação e conseguir a aprovação dos membros da assembleia.

Também vimos que a não prestação de contas pode trazer graves prejuízos ao síndico, inclusive com a sua destituição do cargo, e que é de sua responsabilidade guardar toda a documentação por um prazo mínimo de cinco anos e passar esses documentos para o novo eleito ao posto.

Por fim, conhecemos a TG uma empresa de consultoria que conta com uma equipe de contadores que pode auxiliar os síndicos a melhorar a sua gestão e cumprir adequadamente com as suas obrigações.

Se você é síndico de condomínio e tem problemas em lidar com a prestação de contas, por não ter conhecimento suficiente para trabalhar com documentos de contabilidade, despesas e receitas, procure pelos serviços de consultoria da TG, teremos enorme prazer em oferecer orientação e auxílio para que você possa administrar o condomínio de forma adequada e coerente!