Não há, no dia-a-dia do condomínio empresa mais parceira do síndico do que a administradora. É, aliás, prerrogativa do síndico escolher a empresa que o ajudará na gestão do empreendimento.

Escolhida pelo síndico, e ratificada pela maioria em assembleia, a empresa é responsável pelos trâmites administrativos da vida em condomínio. É a ela que os moradores devem recorrer, por exemplo, quando têm perguntas sobre a ata da última assembleia, ou quando querem negociar uma cota em aberto.

Esse guia mostra todos os cuidados que o síndico deve ter com a administradora, do momento da contratação à troca da empresa, passando, é claro, pela atenção que se deve dar ao serviço prestado todos os dias. Há matérias sobre as atribuições da empresa, dicas de contratação, como o contrato de prestação de serviços deve ser, falência da administradora, entre outras!

Reinvenção

Em 2020, as administradoras de condomínios passaram por um período de reinvenção. Em um curto espaço de tempo, precisaram se adaptar a um volume extremo de demandas do síndico e dos moradores.

Foi um momento importante para a empresa demonstrar que realmente está ao lado do gestor para municiá-lo com informações confiáveis, além de oferecer um direcionamento claro para as decisões de impacto em toda a vida condominial.

O papel de administradora como uma empresa que faz somente a parte financeira e de cuidados com os funcionários ficou para trás.

Hoje em dia, espera-se muito mais dessa parceira do condomínio, cujo leque de atividades e serviços pode ser bem amplo (estima-se 200 atividades), para atender a diferentes demandas e necessidades a depender do empreendimento, e sempre alinhado entre as partes.

Veja abaixo todas as atribuições e dinâmicas que envolvem esse tipo de empresa. O que, para muitos, pode parecer simples e passar desapercebido, é na verdade um universo complexo, cheio detalhes, regras, legislações e operações constantes.

Gestão administrativa

Cuidar do dia a dia do condomínio não é tarefa simples, não importa o tamanho do empreendimento. São diversas as rotinas administrativas necessárias para gerir de forma eficiente um condomínio. Apesar de ser considerada uma das funções mais básicas da administradora, caso algum dos pontos não seja administrado corretamente, isso pode acarretar multas ou outros prejuízos para o condomínio.

Confira as atribuições da administradora de condomínio nesta área, segundo a AABIC*:

ATENDIMENTO

Atendimento geral e orientação ao Síndico e Corpo Diretivo.

Atendimentos pessoal, telefônico e e-mails de condôminos e representantes (imobiliárias, advogados, locatários etc.): informações, reclamações, orientação, solução de problemas etc.

ROTINAS

Gerenciamento e atualização do cadastro de proprietários, com controle de documentação de propriedade.

Controle do cadastro e mandato do Corpo Diretivo.

Controle de valores de isenções / remunerações de Síndicos e membros do Corpo Diretivo, inclusive para fins de retenção e recolhimento de INSS e lançamentos na DIRF – Receita Federal.

Controle e atualização do cadastro do condomínio na Receita Federal – CNPJ**.

Controle e atualização do cadastro do condomínio na Prefeitura – CCM**.

Gerenciamento e guarda dos arquivos documentais e legais**.

Elaboração e emissão de cartas, circulares, editais e atas de assembleias.

Elaboração e emissão de correspondências a condôminos e fornecedores.

Elaboração de notificações extrajudiciais a condôminos e fornecedores.

Serviços de malote e transporte de documentos.

Elaboração de gráficos e controle de consumos de água, energia e gás.

Implantação e atualização de banco de dados diversos do condomínio na Internet**.

Suporte ao controle de acesso na portaria (crachás, cadastro e relatórios).

Controle de uso e manutenção de áreas de recreação: salão de festas, espaço gourmet, salão de jogos, piscinas, academia, quadras etc.

Controle e cobrança pelo uso dos salões, churrasqueira e outros espaços.

SUPORTE TÉCNICO

Cotação de orçamentos de obras, materiais e serviços que se fizerem necessários.

Atendimento e negociação com fornecedores e prestadores de serviço.

Elaboração de memorial de concorrência e planejamento financeiro.

Análise prévia de contratos.

Acompanhamento e controle, em conjunto com o zelador, de serviços periódicos de limpeza de caixas d\’água, dedetização, análise química da água e outros.

Vistoria periódica nas instalações e áreas comuns e emissão de relatórios.

GESTÃO DE CONTRATOS

Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal e as normas técnicas da ABNT, a saber:

validade e renovação do AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros

certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)

vencimento das cargas dos extintores de incêndio;

testes hidrostáticos dos extintores

hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros

formação e treinamento da brigada de incêndio

sinalização de segurança

sistema de alarme

sistema de iluminação de emergência

grupo gerador de energia elétrica

sistema de detecção de fumaça

portas corta-fogo

corrimãos

escada de emergência e rotas de fuga

sistema de para-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)

instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas

sistema de sprinklers

aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos

Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:

elevadores

porteiros eletrônicos

centrais telefônicas

antenas coletivas

jardins

portões automáticos

conjunto motobombas

aquecimento central

ar-condicionado central

Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:

serviços de vigilância patrimonial

monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral

serviços de limpeza

serviços de portaria

Assessoria nas áreas de:

engenharia

arquitetura

paisagismo

decoração

Seguro

Gerenciamento do seguro contra incêndio, responsabilidade civil e outras coberturas: controle de vencimentos, coleta de propostas, análise e encaminhamento para deliberação.

Controle da realização das Assembleias Ordinárias anuais.

Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte.

Acompanhamento de Assembleias Gerais: qualificação e controle de presenças, orientação e esclarecimentos, redação e distribuição das atas**.

Transcrição das atas no livro próprio e registro em cartório.

Assessoria a reuniões do Corpo Diretivo, redação e distribuição das atas**

Outros

Assessoria na interpretação da legislação e aplicação das normas da Convenção e do Regulamento Interno.

Gestão dos recebimentos de locações de espaços e áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas etc.)**.

Diligências junto a concessionárias, Prefeitura e órgãos da administração pública, cartórios e repartições para solução de pendências, parcelamentos de dívidas, certidões e outras providências**.

*Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo

Gestão de Recursos Humanos (funcionários não terceirizados)

Os cuidados com os colaboradores do condomínio são de extrema importância, já que são eles que “botam a mão na massa” para que a limpeza, segurança, manutenção, entre outros serviços básicos, realmente funcionem no empreendimento.

Vale dizer que a opção por funcionários terceirizados ajuda a manter o condomínio funcionando quando há férias, trabalhadores doentes etc., sem um acréscimo de preocupação para o síndico.

Mas a administradora também deve acompanhar de perto se a empresa terceirizadora está fazendo seu papel e cumprindo suas obrigações contratuais, trabalhistas e previdenciárias para com seus funcionários, uma vez que, caso isso aconteça, o condomínio é chamado pela Justiça para responder de forma solidária aos direitos do funcionário terceirizado.

Confira as atribuições da administradora de condomínio nesta área, segundo a AABIC:

ADMISSÃO

Recrutamento e seleção de funcionários.

Solicitação de pesquisa cadastral.

Admissão e procedimentos de registro

Controle de contrato de experiência.

CADASTROS E REGISTROS

Atualização das fichas e livro de registros dos funcionários.

Atualização das carteiras profissionais.

Pesquisa cadastral periódica dos funcionários.

Confecção e atualização do quadro de horário de trabalho.

Controle de livros de inspeção trabalhista.

PIS – cadastramento de novos funcionários.

Inscrição do condomínio e acompanhamento junto à CEF – Conectividade Social / FGTS** .

Inscrição do condomínio e renovação no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador.

Elaboração e entrega do CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

Controle e entrega anual da RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

ATENDIMENTO

Atendimento em geral aos funcionários dos condomínios.

Elaboração de declarações para fins de concessão de aposentadoria.

Elaboração da relação de salários de contribuição para fins de concessão de benefícios.

Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio-doença.

Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.

Formalização de advertências disciplinares e suspensões.

CONTROLE DE CUSTOS

Elaboração e controle de escalas de revezamento e folgas.

Estudos de simulação de quadro de horários para redução de custos.

Cálculo de supressão de horas extras habituais para redução de custos.

FOLHA DE PAGAMENTO E 13º SALÁRIO

Elaboração da folha de pagamento.

Emissão e controle do retorno dos comprovantes de pagamento dos salários.

Pagamentos aos funcionários por meio de depósito ou contas-salário.

Controle das horas extras, marcação de ponto e sistema de ponto eletrônico.

Controle de salário-família.

Elaboração da folha de pagamento do 13º salário.

Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS).

Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.

Elaboração e recolhimento das guias do PIS.

Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.

Emissão dos informes de rendimentos dos empregados.

Controle e entrega anual da DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte**.

Retenção e recolhimento das contribuições sindicais patronal e de empregados

FÉRIAS E RESCISÕES

Controle de vencimentos e períodos aquisitivos de férias.

Elaboração e controle de escalas de férias.

Rescisões de contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias.

Homologação de rescisões dos contratos no sindicato de classe ou na DRT**.

BENEFÍCIOS

Aquisição e controle de uniformes.

Controle dos seguros de vida dos funcionários.

Aquisição e distribuição de cestas básicas ou auxílio alimentação.

Controle de vale-alimentação e refeição.

Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.

Controle de convênio de assistência médica.

Controle de convênio de assistência odontológica

NORMAS REGULAMENTADORAS – MINISTÉRIO DO TRABALHO

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – Atendimento à NR-5.

EPI´s – Equipamentos de Proteção Individual – Atendimento à NR-6.

PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – Atendimento à NR-7.

PPRA – Programa de Prevenção a Riscos Ambientais – Atendimento à NR-9.

PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho.

OUTROS

Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos junto ao INSS**.

Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante a Caixa Econômica Federal**.

Treinamento interno e externo de funcionários com opção de cursos e palestras**.

Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados: controle de acesso; vigilância; limpeza; portaria; manobristas e outros.

Gestão financeira

Atualmente, a gestão financeira dos condomínios é algo muito mais complexo do que emitir os boletos das cotas condominiais, pagar as contas e cobrar os inadimplentes.

Faz parte do papel da administradora ajudar o síndico a elaborar a previsão orçamentária, um dos documentos mais importantes do ano do condomínio.

É com essa projeção que a comunidade se organiza não apenas para o pagamento das despesas mensais, mas também para as benfeitorias necessárias para manter o patrimônio de todos sempre valorizado.

Confira as atribuições da administradora de condomínio nesta área, segundo a AABIC:

EMISSÃO E COBRANÇA

Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária.

Elaboração do quadro de rateio das despesas.

Emissão dos boletos bancários.

Controle dos pagamentos das cotas condominiais e baixas bancárias.

Cobrança administrativa de devedores por cartas e telefone.

Emissão de declarações negativas de débitos condominiais** .

Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura, Internet e similares**.

Gestão da cobrança de consumo de água e gás, em casos de medição individualizada**.

PAGAMENTOS

Contas a pagar – controle dos vencimentos e liquidação dos compromissos via cheques e pagamento eletrônico.

Destaque e recolhimento de impostos retidos nos pagamentos: INSS, PIS/COFINS/CSLL e ISS.

Controle de senhas, talões, extratos e documentação bancária do condomínio – conta movimento ou investimento.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Conciliação da prestação de contas do condomínio.

Prestação de contas mensais – contas ordinárias, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

Prestação de informações diárias ao Corpo Diretivo sobre as contas.

Confecção das pastas de prestação de contas mensais.

Controle da remessa e devolução das pastas de prestação de contas.

Elaboração de respostas a dúvidas nos termos de verificação das prestações de contas.

Divulgação das contas mensais aos condôminos.

Elaboração de demonstrativos anuais para acompanhamento e apresentação na assembleia geral ordinária.

Disponibilidade dos demonstrativos financeiros na Internet.

Acompanhamento das aplicações financeiras do condomínio.

GESTÃO FISCAL E TRIBUTÁRIA

Análise de documentação de todos os prestadores de serviços para fins de definição de impostos devidos a serem retidos e recolhidos, parcelamentos, situação fiscal e outros.

Cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do INSS, PIS, COFINS, CSLL e ISS**

Acompanhamento da situação de empresas com relação a liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos **.

Controle de pagamentos a prestadores de serviços autônomos, bem como verificação de cadastro junto ao PIS e Prefeitura, para fins de retenção e recolhimento de INSS e ISS devidos.

Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos federais na entrega anual da DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte** .

Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos municipais na entrega mensal da DES – Declaração Eletrônica de Serviços**.

Cadastramento e gerenciamento da Senha Web do condomínio junto à Prefeitura Municipal **.

Obtenção de certidões negativas de débitos de tributos e contribuições*.