Auditoria é um exame minucioso e sistemático das atividades do condomínio, com enfoque na validação dos procedimentos financeiros, fiscais, tributários e legais. Processos de auditoria estão presentes, atuando de forma determinante na avaliação de riscos. Devemos sempre considerar que uma gestão financeira idônea, ética e transparente é o alicerce para o síndico e, a auditoria por meio de metodologia de avaliação, diagnóstico e relatórios, evidencia os principais aspectos dessa gestão.

Ainda, o serviço de auditoria em condomínio pode ser uma importante ferramenta na hora de elaborar planos financeiros, tomar decisões relativas à previsão orçamentária, além de conferir autoridade ao Conselho Fiscal e tranquilidade aos condôminos.

Existem três tipos de auditorias para condomínios:

Auditoria preventiva

Usada para conferir se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, visando evitar problemas no futuro. Segue a lógica do famoso “prevenir é melhor que remediar”, buscando identificar com antecedência algum tipo de erro, para corrigi-lo antes da prestação de contas.

Auditoria emergencial

Normalmente, realizada quando a prestação de contas não é aprovada pelo conselho e/ou assembleia. Também é feita quando existe suspeita de algum tipo de irregularidade, como fraude no condomínio. Muitos chamam de auditoria investigativa.

Auditoria especial

É uma análise realizada em um ponto específico das finanças do condomínio. Por exemplo: a gestão conta com 15 funcionários orgânicos, então contrata uma auditoria para avaliar o peso da folha de pagamento no orçamento.

Por que realizar auditoria do condomínio?

A transparência é peça fundamental em todas as etapas da administração do condomínio. E é exatamente isso o que a auditoria condominial garante: transparência e confiança no trabalho do síndico, da administradora e do corpo diretivo.

A auditoria das contas do condomínio também vem para auxiliar o trabalho do síndico, garantindo segurança e sossego, principalmente no momento da prestação de contas.

Além disso, a auditoria em condomínio também auxilia na valorização do patrimônio do condômino, pois demonstra que a administração do condomínio oferece o suporte técnico ideal ao imóvel. E isso, com certeza, resulta em uma melhor avaliação da unidade no futuro.

Taxa de Condomínio

Também conhecida como cota condominial, a taxa de condomínio é o valor cobrado mensalmente pela administração para custear as despesas da edificação.

O que está incluso?

Cada unidade precisa pagar a sua parte da taxa condominial, fazendo assim o rateio dos gastos do condomínio, como:

Contas de água e energia elétrica do empreendimento;

Folha de pagamento dos funcionários contratados;

Gastos de conservação e manutenção dos equipamentos;

Compra de materiais para o condomínio;

Pagar obras e manutenções periódicas nas áreas comuns do condomínio.

Dessa maneira, o pagamento da taxa do condomínio é essencial para a gestão e o bom funcionamento do condomínio. Sem ela, não há como manter um empreendimento operando de forma adequada.

Como deve ser cobrado o condomínio?

O pagamento da taxa de condomínio não é opcional, e é resguardado pelo Art. 1.336 do Código Civil, cujo inciso I define que é dever do condômino contribuir para as despesas da administração.

A taxa de rateio inclui as despesas ordinárias e até mesmo extraordinárias, como segue.

Quais são as despesas ordinárias de condomínio?

As despesas ordinárias são as despesas comuns, como: luz, água, gás, pagamento de funcionários, compra de material de limpeza, portaria, entre outros. Nesse caso, o valor de todas as despesas é dividido pela quantidade de apartamentos, gerando assim uma taxa mensal.

Já a taxa fixa é definida pelo síndico, e aprovada previamente em assembleia geral. Seu cálculo é uma média de todas as despesas ordinárias, pelo número de apartamentos ou casas. É possível, também, acrescentar as despesas extraordinárias ao cálculo, como obras, pinturas, modernização das áreas comuns, entre outras.

Taxa de condomínio: Quando começar a pagar?

Não existe lei ou artigo específico capaz de resolver essa questão com um ponto final. Sendo assim, esse questionamento muitas vezes é respondido com base interpretativa de outros dispositivos legais. Advogados condominiais, administradoras, locatários, e até mesmo inquilinos, muitas vezes concordam que assim que ocorre o recebimento das chaves, o pagamento da taxa condominial já se inicia.

O que acontece se eu não pagar o condomínio?

Quando o condomínio não é pago, o morador, seja ele locatário ou proprietário do imóvel, passa a se tornar inadimplente. Essa inadimplência, muitas vezes, pesa no bolso dos outros condomínios, pois o rateio passa a contar com um número menor de divisores.

Quando o condomínio não é pago, o morador possui um prazo de geralmente 30 dias para quitar essa dívida, além do valor da taxa, é preciso pagar multas e juros pré-estabelecidos. Em casos mais longos, pode haver processo de penhora e até mesmo despejo.

A seguir, entenda como é feito o cálculo do valor de condomínio, com base em uma taxa fixa:

Some todas as despesas do condomínio, como por exemplo: pagamento dos empregados, conta de água (caso não haja hidrômetros individuais), energia consumida pelas áreas comuns (elevadores, iluminação, etc.) etc.

Faça uma projeção desse valor para 12 meses. Ou seja, calcule o quanto você gastará durante um ano.

Utilize um índice de inflação para ajustar esse valor, já que os custos aumentarão no futuro.

Despesas extras, como obras previstas, podem ou não serem acrescidas a esse valor.

Divida o montante final, pelo total de apartamentos ou casas.

O valor individual vai, então, para aprovação em assembleia.

Outra possibilidade de estabelecer a taxa do condomínio é definir pela fração ideal. Esse cálculo define que o valor da taxa é diretamente proporcional ao tamanho da unidade, pois entende-se que quanto maior o imóvel, maiores serão os gastos.

Porém, a definição da taxa do condomínio através da fração ideal não é obrigatória. Esse cálculo só precisa ser adotado, quando não houver outro tipo de rateio para taxa estipulado na convenção do condomínio.

Sendo assim, é fundamental que o síndico faça uma análise e defina a melhor forma de arrecadar a taxa do condomínio, sempre com o aval dos moradores. Também é importante levar em conta a inadimplência no condomínio, pois ela influencia no montante final das despesas totais do condomínio.

Inadimplência em condomínio

Infelizmente, é raro um síndico que não passa pela situação de ter ao menos um morador inadimplente. A falta de pagamento das cotas condominiais se torna um grande problema para todos:

O empreendimento fica com déficit de verba;

Os demais moradores têm de pagar a mais;

O síndico precisa gerenciar essa crise e talvez entrar com uma cobrança judicial.

Diante de um momento de crise, muitas pessoas estão desempregadas ou passando por cortes financeiros. Por consequência, isso acaba influenciando diretamente no atraso do pagamento da taxa de condomínio.

A inadimplência em condomínios aumentou 7% nos últimos anos, passando de 5% em 2014, para 12% em 2017. Esses dados são de uma pesquisa encomendada pelo jornal O Globo e pela Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi). De acordo com o jornal, o aumento de devedores foi impulsionado pela crise econômica no País. Por esse motivo, diversos servidores tiveram pagamentos atrasados, e muitas empresas fecharam. Assim, muitos moradores deixam de pagar suas taxas condominiais.

Segundo informações da Gazeta Online (ES), são vários os escritórios de advocacia que estão faturando com o assunto. Há empresas especializadas em Direito Imobiliário, que entram com cerca de 30 a 40 ações de cobrança judicial de condomínio por mês.

Funcionários, segurança e manutenção são pagos com a verba arrecadada pelas taxas condominiais.

No momento em que há uma falta de pagamento por parte de um ou mais moradores, o condomínio tem desfalque financeiro. E é aí que começam os problemas. Se um não paga, o restante tem que tapar o buraco deixado pelos vizinhos devedores. Logo, a inadimplência em condomínio traz consequências financeiras para todos os moradores.

Ou seja, a inadimplência é um problema que existe e pode complicar bastante o gerenciamento de um condomínio.

O que fazer para reduzir a inadimplência em condomínio?

Como sempre, é melhor prevenir do que remediar. A primeira dica sobre como o síndico pode tentar evitar a inadimplência em condomínio é manter uma boa organização das finanças. Sempre observe com cuidado e atenção toda e qualquer arrecadação de taxas.

Essa medida é importante para que um déficit não passe despercebido e se transforme em uma bola de neve. Quanto antes o síndico perceber o problema, mais rápido poderá agir. Logo, fica mais fácil controlar o tamanho da dívida do morador e a reverberação disso no condomínio.

O síndico também pode apostar em notificar o condômino que não pagou com antecedência sobre o vencimento das mensalidades. Isso pode ser feito via correspondência, e-mail ou mensagem no aplicativo do condomínio, se tiver.

Se a convenção do condomínio não traz regras claras sobre como proceder em caso de inadimplência, a saída é convocar uma reunião de assembleia. Assim os condôminos participam do processo de definição das penalidades. É importante que todos conheçam e concordem com as medidas estabelecidas. Decidam juntos questões como:

Acima de tudo, é importante que o condomínio tenha um fundo de reserva. Essa é uma conta que pode aliviar a barra do condomínio em situação de inadimplência. Em momentos de crise, é necessário ter caixa para cobrir despesas como reparos e serviços emergenciais. Por outro lado, a quantia retirada do fundo de reserva precisa ser devolvida o quanto antes!

Manter as contas em dia

Manter as contas do condomínio em ordem é fundamental para a boa gestão do prédio. Esse é um cuidado importante que fará o síndico evitar preocupações e dores de cabeça como aquelas causadas por barulho na vizinhança. Caso algum documento seja extraviado, o condomínio pode até sofrer medidas judiciais e ninguém quer passar por esse tipo de incomodação. Por isso, TG Perícia reuniu algumas dicas e detalhes que, às vezes, passam despercebidos, mas que são imprescindíveis para evitar maiores problemas.

Uma medida bem simples é deixar os documentos mais importantes, como os contratos de prestação de serviço, e outros registros fundamentais, sempre à disposição e separados das demais contas.

Reunir os arquivos semelhantes em pastas, e com registro de data, também é um cuidado simples, e que facilitará o manuseio delas. Veja que o registro de data é importante, porque ele facilitará o controle do vencimento das contas, e permitirá que todas estejam sempre em dia.

Outra maneira eficaz de organizar as contas do condomínio é deixar cada tipo de documento em pastas com cores diferentes, para facilitar a identificação das pastas. Os documentos mais importantes podem ficar numa pasta azul, o controle das receitas em pastas verdes e as despesas em pastas vermelhas, por exemplo.

Algumas contas mais frequentes, como as despesas com água, luz, gás e o salário dos funcionários, podem ficar em pastas diferentes daquelas imprevistas e extraordinárias, como as despesas de obras e manutenção. Caso você adote o sistema de cores para as pastas, as despesas extraordinárias podem ficar em pastas de cor diferente das demais.