Descubra como funciona o sistema de controle interno

O conceito de controle interno refere-se a um conjunto de atividades, métodos, planos, procedimentos e indicadores que estão relacionados, sendo usados com o intuito de garantir conformidade dos atos de gestão e concorrência, para que objetivos e metas sejam estabelecidos nas unidades jurisdicionadas e sejam conquistados.

Um sistema de controle interno é um processo feito em conjunto pela direção e quadro de funcionários, estando muito bem estruturado para que possa confrontar os riscos oferecendo segurança de que alguns objetivos serão enfim alcançados, como:

● Ética, economia, eficiência e eficácia das operações;

● Comprometimento organizacional;

● Cumprimento das leis e normas aplicáveis;

● Proteger os recursos prevenindo perdas, mau uso ou dano.

De modo geral, o controle interno nada mais é do que um processo efetivado pelo Conselho de Administração, junto a Direção e demais membros de uma organização, tendo como intuito proporcionar algum grau de confiabilidade para a concretização de objetivos.

No campo empresarial, o controle interno é aquele que protege os ativos, assegurando mais precisão das informações financeiras e econômicas. Promove a eficiência operacional e encoraja a aderir às políticas, normas, regulamentos e leis, dando mais segurança aos gestores para que tomem decisões.

Como implementar o controle interno na sua empresa?

O sistema de controle interno apresenta uma importante possibilidade para fornecer dados e demais informações para proporcionar suporte para tomada de decisão pelos gestores, auxiliando na condução da empresa e no alcance dos objetivos desejados.

Mas afinal, o que é preciso para implementar o controle interno em uma organização. Listamos a seguir algumas premissas, que são essenciais para a implantação deste processo.

  1. Atribuir e documentar de forma clara e objetiva as funções e obrigações de cada funcionário que compõe a empresa, de maneira que em caso de irregularidade as devidas responsabilidades possam ser impostas;
  2. Conformidade e documentação das normas, processos e rotinas internas da empresa;
  3. Estruturar de forma objetiva as funções e responsabilidades relacionadas à execução de processos críticos que são gerenciados em equipe, para que nenhum setor fique sobrecarregado e comprometa a eficiência;
  4. Analisar a relação custo-benefício e priorizar determinados controles internos, para que o consumo de recursos não seja maior que os ganhos obtidos.

Vale ressaltar que tanto o modo de gerenciar o negócio, como a forma de administração são fatores que mudam de empresa para empresa, e podem ocasionar uma variação no propósito de serventia dos controles internos.

Dentro das organizações, o controle interno tem grande relevância para auxiliar a empresa a conquistar seus objetivos, sendo um elemento que compõe o processo de gestão, e portanto é uma responsabilidade de todos.

Existem limitações no controle interno?

Apesar do controle interno ser uma fonte de garantia razoável, é importante lembrar que ele não é uma garantia absoluta, ou seja, ajuda a organização a concretizar seus objetivos, porém ele não assegura que eles serão alcançados.

Entre os principais fatores limitantes do controle interno, dois merecem mais atenção das organizações, são eles:

  1. Relação custo-benefício – todo controle interno possui gastos, estes devem ser inferiores a perda decorrente do consumo de execução do controle de riscos;
  2. Trama entres os funcionários – os controles internos dependem de pessoas, essas mesmas pessoas podem valer-se do seus conhecimentos para burlar o controle interno, com objetivos ilícitos.

Para muitos especialistas e estudiosos da área, a principal limitação do controle interno, se dá no conluio dos empregados, uma vez que estes não são devidamente instruídos sobre as normas da empresa, ou quando são negligentes na execução de suas tarefas.

Existe outro fator que foge do controle interno, os eventos internos, que por mais que sejam controlados, acabam saindo do que foi idealizado.

Conheça os 5 princípios do controle interno

Segundo o modelo COSO I, uma ferramenta usada para que o administrador possa revisar e aplicar melhorias no sistema de controle interno da sua empresa, o controle interno conta com cinco componentes: ambiente interno, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento.

Que tal conhecer melhor sobre cada um deles?

Ambiente Interno

É considerado o princípio base para todo sistema de controle interno, pois fornece o conjunto de regras e estruturas, cria um clima organizacional agradável para proporcionar a qualidade do controle e todo o seu conjunto.

Além disso, determina algumas características tidas como fundamentais para o bom funcionamento do sistema de controle interno, como: valores éticos, competências técnicas, perfil dos superiores, estrutura organizacional e políticas e práticas de recursos humanos.

Avaliação de Risco

Esse é o princípio que realiza a identificação e análise de riscos considerados relevantes para alcançar os objetivos da empresa, envolvendo aspectos como: identificação do risco, mensuração de riscos, tolerância de risco e desenvolvimento de respostas.

Procedimentos de controle

São procedimentos que se executados a tempo e de forma adequada, podem ajudar na prevenção de riscos, como: autorização, comparação, numeração sequencial, controle de totais, operações pendentes, anotações, dupla verificação, segregação de tarefas, acesso restrito, supervisão e auditoria interna.

Informação e Comunicação

Tanto a informação, como a comunicação são fatores fundamentais para a organização das instituições. É por meio da informação correta e precisa que uma empresa se mantém.

Já a comunicação é instrumento fundamental para a obtenção de informação, principalmente no que diz respeito às atividades e desempenho dentro das organizações.

Monitoramento

Trata-se da avaliação dos controles internos ao longo do tempo, sendo este o melhor indicativo para saber se os controles internos estão sendo efetivos ou não.

O monitoramento é feito através da avaliação de atividades rotineiras, revisões eventuais e auditoria interna.

Tipos de controle interno

De acordo com, a Exposição de Normas de Auditoria nº 29 o sistema de controle interno de uma organização se divide em dois grupos: o controle interno de natureza contábil e o controle interno de natureza administrativa.

Os controles internos contábeis são aqueles que correspondem ao plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relacionados à proteção dos bens, direitos e obrigações e fidedignidade dos registros financeiros.

São exemplos de controles de natureza contábil:

● Sistemas de autorização e aprovação de transações;

● Segregação de tarefas;

● Controle físico de bens e informações;

● Custódia de bens e direitos.

Já os controles internos administrativos referem-se ao plano de organização, sistemas, métodos e procedimentos de direção cuja finalidade é contribuir para a eficiência e eficácia operacionais e a obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.

São exemplos de controles de natureza administrativa:

● Programas de treinamento e para desenvolvimento pessoal;

● Métodos e sistemas de programação e controle de atividades;

● Sistemas para avaliação e desempenho;

● Análise de tempo e movimento.

Quem é o responsável por implementar o controle interno nas organizações?

Como vimos anteriormente, o controle interno é projetado e implementado nas organizações com o intuito de fornecer uma garantia de confiança e segurança dos relatórios financeiros, do cumprimento das leis e regulamentos, da proteção dos ativos e do orçamento empresarial.

Os controllers e/ou contadores são os responsáveis por integrar estruturas e processos de governança efetivas para o gerenciamento de riscos e controle interno em todas as operações de uma organização.

Sendo a função destes profissionais, planejar, implantar, executar, avaliar e melhorar o controle interno, principalmente quando estamos lidando com orçamento empresarial.

É importante ressaltar que o controle interno irá variar de acordo com o segmento e porte de cada instituição, além do fato de que cada empresa possui suas próprias características e necessidades.

Apesar dessas diferenças entre as organizações, o controlador deve considerar alguns fatores antes da implementação do controle interno, como:

● Criar um cronograma para estabelecer as funções e segregar as atividades, bem como os cargos e suas respectivas responsabilidades;

● Elaborar um manual com os principais procedimentos e práticas de autorização, aprovação, processos e rotinas, bem como definir os responsáveis por cada uma delas;

● Contar com uma estrutura contábil bem estruturada e planejada que possua: técnicas orçamentárias e de custos, planejamento de contas e descrição, manual de procedimentos e gráfico de fluxo das transações;

● Execução de auditoria interna com o intuito de verificar, avaliar e melhorar os controles internos.

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Conclusão

Esperamos que o conteúdo sobre controle interno, tenha sido esclarecedor e útil para você pensar em implementar este processo na sua empresa. Já que estamos no final do artigo, que tal recapitularmos tudo o que aprendemos?

Em primeiro lugar, conhecemos o conceito do sistema de controle interno que é um método usado para prevenção de riscos, principalmente os de cunho orçamentário nas organizações. Proporcionando mais proteção e segurança, além da eficácia e eficiência operacional, sendo fundamental para auxiliar os gestores na tomada de decisões.

Pudemos verificar quais são as premissas mais importantes para a implementação do controle interno de uma empresa. Vimos também que existem certas limitações no sistema de controle interno referentes ao custo-benefício e de possíveis problemas em relação aos funcionários.

Depois, conferimos os 5 princípios dos quais o controle interno se baseiam, segundo o COSO I, o método usado para administrar e revisar melhorias contínuas no controle interno de uma empresa.

Focamos nos dois principais tipos de controle interno, que são o de natureza contábil e o de natureza administrativa, apresentando alguns exemplos de quando e como eles são aplicados em uma organização.

Vimos também quem é responsável por implementar um sistema de controle interno nas organizações e quais os principais fatores para o seu projeto e elaboração.

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